系列： AI × 試算表｜第 04 篇
主查詢： 如何用 AI 產生 Excel 或 Google 試算表公式？
目標讀者： 不具程式背景的行政、營運、行銷與管理者
資訊增益： SnackFlow 連續虛構案例、六句提示法、漸進式工具選擇與人工驗收方法。
使用 AI 產生試算表公式時，應說明工具、工作表、欄位、條件、輸出與更新規則，再將公式貼回試算表，以兩至三筆資料手動驗算。AI 可以降低語法門檻，但不能代替資料定義與結果驗證。
教學資料聲明： 本文中的 SnackFlow、人物、訂單與成效數字均為虛構教學素材，不代表真實企業導入成果。實作時請以假資料或經組織核准的資料測試。
如何用 AI 產生 Excel 或 Google 試算表公式？
直接答案： 使用 AI 產生試算表公式時，應說明工具、工作表、欄位、條件、輸出與更新規則，再將公式貼回試算表，以兩至三筆資料手動驗算。
使用 AI 產生試算表公式時，應說明工具、工作表、欄位、條件、輸出與更新規則，再將公式貼回試算表，以兩至三筆資料手動驗算。AI 可以降低語法門檻，但不能代替資料定義與結果驗證。
本篇會完成一個可驗收的工作成果，而不是只介紹觀念。讀者將依序理解故事情境、用途、適用狀況、操作步驟、完整 Prompt、驗收方法、常見錯誤與 FAQ。
SnackFlow 遇到了什麼工作問題？
直接答案： SnackFlow 營運人員需要算出指定商品的已付款營收，並一次列出各品牌銷售數量。
SnackFlow 營運人員需要算出指定商品的已付款營收，並一次列出各品牌銷售數量。營運人員沒有只問「幫我寫公式」，而是交代付款狀態、商品名稱、品牌、數量與金額所在欄位，請 AI 分別提供 SUMIFS 與 QUERY 做法。
這個故事的關鍵不是「使用 AI 就會得到答案」，而是先把工作問題、資料欄位、規則與驗收條件說清楚，再讓工具協助處理可重複、可檢查的部分。
這項做法有哪些用途與效益？
直接答案： AI 公式適合條件加總、跨表查找、日期篩選、分類彙總與舊公式解讀。效益是縮短查語法的時間，並讓初學者比較不同公式的適用情境。
AI 公式適合條件加總、跨表查找、日期篩選、分類彙總與舊公式解讀。效益是縮短查語法的時間，並讓初學者比較不同公式的適用情境。
| 面向 | 實際效益 |
|---|---|
| 工作流程 | 把零散步驟整理成可重複執行的流程 |
| 溝通 | 讓需求、欄位、規則與輸出可以被同事核對 |
| 品質 | 在交付前用明確條件驗收，不以「有產出」當作正確 |
| 維護 | 日後欄位或規則改變時，知道要修改哪個環節 |
哪些狀況適合，哪些狀況不適合？
直接答案： 適合能用幾筆資料手算驗證的任務。財報、法遵或薪資等高風險計算不應只依賴 AI 產生的公式，正式使用前需要完整測試與覆核。
適合能用幾筆資料手算驗證的任務。財報、法遵或薪資等高風險計算不應只依賴 AI 產生的公式，正式使用前需要完整測試與覆核。
若資料涉及個資、財務、法遵、交易或未公開商業資訊，先遵守組織資料政策。只需要提供資料結構時，應使用欄位名稱與三筆虛構資料，不要直接貼入敏感原始資料。
完整操作教學怎麼做？
直接答案： 完整操作從確認工具與資料結構開始，再依序設定規則、產出結果、測試例外並人工驗收。每一步都要保留可核對的輸入與輸出。
步驟 1：建立測試副本與成功條件
先複製原始檔，或建立只含欄位標題與三筆假資料的測試表。寫下「完成後應看到什麼」，例如公式回傳數字、試算表新增一列、雲端硬碟出現指定檔案，或 Dashboard 顯示可回扣的 KPI。
步驟 2：確認資料欄位與型態
逐欄核對工作表名稱、欄位標題、日期、文字、數字與唯一鍵。不要只依投影片中的欄位字母，因為實際檔案插入或刪除欄位後，位置可能不同。
步驟 3：依序完成核心工作
- 說明使用 Excel 或 Google 試算表。
- 列出工作表名稱、欄位名稱與資料型態。
- 說明篩選條件與加總欄位。
- 要求提供單一結果與完整彙總兩種做法。
- 要求逐段解釋公式。
- 貼回試算表並抽查兩至三筆。
步驟 4：貼入完整 Prompt 並補上自己的資料位置
先把下方 Prompt 中的工作表名稱、欄位、網址、Spreadsheet ID、文件樣板、Email 或 MENU 替換成自己的測試資料。若需求涉及 Apps Script，要求輸出完整的 Code.gs 與 Index.html，不能只拿片段程式碼。
步驟 5：先小量執行，再擴大範圍
公式先用三至五筆資料測試；Apps Script 先用副本與自己的測試信箱執行；Web App 先送出一筆測試資料。確認結果正確後，再換成完整資料範圍。
步驟 6：依驗收清單核對與記錄例外
至少保留一個正常案例、一個邊界案例與一個錯誤案例。若結果不符，回頭檢查欄位名稱、資料型態、日期範圍、唯一鍵、權限與部署版本。
可直接複製的完整 Prompt
直接答案： 以下 Prompt 依投影片的六句提示法補齊目的、使用者、欄位、功能、規則與畫面或輸出。複製前必須替換自己的資料位置與測試條件。
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① 我要做什麼
我要分析 Google 試算表「訂單總表」的銷售數量，先計算商品名稱為「Oreo Original」且付款狀態為「已付款」的總購買數量，再一次統計每個品牌的總購買數量。
② 給誰使用
給 SnackFlow 的營運主管、行銷企劃或需要分析銷售資料的人使用，不需要撰寫程式，只透過 Google 試算表公式完成。
③ 有哪些欄位
資料來源為「訂單總表」，付款狀態在 E 欄、商品名稱在 G 欄、品牌在 I 欄、購買數量在 L 欄。請先提醒我核對實際欄位位置，若我的檔案不同就依標題調整。
④ 要哪些功能
提供一條 SUMIFS 公式計算指定商品的已付款總購買數量；再提供一條 QUERY 公式，一次列出每個品牌的已付款總購買數量並由高到低排序；用白話逐段解釋兩條公式與適用情境。
⑤ 有哪些規則
指定商品計算必須同時符合「付款狀態＝已付款」與「商品名稱＝Oreo Original」；品牌統計需自動分組；新增資料後結果要能更新；若地區設定使用分號，請另給分號版本。
⑥ 畫面與驗收
結果直接顯示在 Google 試算表，不另做介面。請提供三筆人工驗算方法，並提醒檢查標題列、空白、文字數字型態與整欄引用。
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如何使用這份 Prompt？
- 保留六個區塊，不要只複製第一句。
- 把範例中的工作表、欄位字母、網址、ID、Email 與日期換成測試資料。
- 要求先說明假設，再輸出公式或完整程式碼。
- 執行前檢查是否會寄信、分享檔案、覆寫資料或建立公開網址。
- 把錯誤訊息與預期結果一起回填，要求只修正受影響部分。
如何驗收結果？
直接答案： 驗收不能只確認公式沒有錯誤或程式成功執行，還要核對資料範圍、計算規則、例外案例、輸出內容與必要權限。
- 指定商品與付款狀態同時符合。
- 整欄引用未把標題列當成資料。
- 日期條件包含正確起訖日。
- 新增資料後結果可以更新。
建議再做三層核對：第一層用兩至三筆資料手算；第二層比較來源總筆數與輸出總筆數；第三層測試空白、重複、未對應、期間外或權限不足等例外。
常見錯誤與限制有哪些？
直接答案： 最常見問題是欄位與指標未定義清楚、直接相信產出，以及忽略資料型態、權限、部署版本與工具規模限制。
- 把 Excel 公式貼到 Google 試算表卻未確認支援差異。
- 欄位位置寫錯，公式仍能執行但結果錯誤。
- 看到沒有錯誤訊息就以為計算正確。
若工作涉及正式財務、法遵、薪資、交易、大量多人使用或高可用性要求，應加入正式審核、權限、測試、記錄與稽核機制，不能只依賴教學用試算表原型。
工具功能與來源依據
直接答案： 文章中的工具操作以官方文件或實際引用來源為準；產品介面、可用方案與配額可能變動，操作前應再次核對官方說明。
本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google：Gemini in Google Sheets 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。
本文涉及的產品功能或操作範圍，以 104 職場力：AI 寫 Excel 公式教學 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。
常見問題 FAQ
直接答案： 以下問答處理操作、驗證與工具選擇時常見的疑問；每個答案都可脫離前文單獨閱讀與套用。
AI 可以直接幫我寫 Excel 公式嗎？
可以。應提供欄位名稱、條件、預期輸出與一小段虛構範例，並在 Excel 中驗證結果。
SUMIFS 和 QUERY 有什麼差別？
SUMIFS 適合回傳單一條件加總；QUERY 適合分組、彙總與排序成一張動態表格。
可以把公司資料直接上傳給 AI 嗎？
不建議未經核准就上傳真實個資或機密資料。多數公式只需要欄位結構與虛構範例。
公式出現錯誤怎麼辦？
把錯誤訊息、公式、工具名稱與地區設定提供給 AI，並要求逐段檢查範圍與資料型態。
Gemini 產生的公式一定正確嗎？
不一定。Google 也提醒生成內容可能不準確，公式仍需抽查與測試。
參考資料
直接答案： 參考資料只列出本文實際使用的投影片與公開來源；日期無法確認時標示日期不明，不自行推測發布時間。
- Gemini in Google Sheets｜Google｜發布日期：日期不明｜存取日期：2026-08-24
- AI 寫 Excel 公式教學｜104 職場力｜發布日期：2025-06-25｜存取日期：2026-08-24
關於作者 {#author}
Claire Chang ｜ 企業 AI 導入與流程轉型顧問。專注於 AI Agent 架構設計、ERP 系統整合與企業 AI 治理。
最後更新：2026-08-25