系列： AI × 試算表｜第 11 篇
主查詢： 如何用 Apps Script 自動產生 PDF 週報與 Gmail 草稿？
目標讀者： 不具程式背景的行政、營運、行銷與管理者
資訊增益： SnackFlow 連續虛構案例、六句提示法、漸進式工具選擇與人工驗收方法。
Google Apps Script 可從試算表計算 KPI，將結果與圖表填入 Google 文件樣板，轉成 PDF 後建立附有報告的 Gmail 草稿，交由人員確認再寄出。先建草稿比直接寄信更適合第一階段導入。
教學資料聲明： 本文中的 SnackFlow、人物、訂單與成效數字均為虛構教學素材，不代表真實企業導入成果。實作時請以假資料或經組織核准的資料測試。
如何用 Apps Script 自動產生 PDF 週報與 Gmail 草稿？
直接答案： Google Apps Script 可從試算表計算 KPI，將結果與圖表填入 Google 文件樣板，轉成 PDF 後建立附有報告的 Gmail 草稿。
Google Apps Script 可從試算表計算 KPI，將結果與圖表填入 Google 文件樣板，轉成 PDF 後建立附有報告的 Gmail 草稿，交由人員確認再寄出。先建草稿比直接寄信更適合第一階段導入。
本篇會完成一個可驗收的工作成果，而不是只介紹觀念。讀者將依序理解故事情境、用途、適用狀況、操作步驟、完整 Prompt、驗收方法、常見錯誤與 FAQ。
SnackFlow 遇到了什麼工作問題？
直接答案： SnackFlow 營運主管每週都要計算營收、訂單數、銷售數量、熱銷品牌與植物性商品比例，貼進 Google 文件後轉成 PDF，再寫信給董事長。
SnackFlow 營運主管每週都要計算營收、訂單數、銷售數量、熱銷品牌與植物性商品比例，貼進 Google 文件後轉成 PDF，再寫信給董事長。自動化流程將資料計算、樣板取代、PDF 與草稿串起來。
這個故事的關鍵不是「使用 AI 就會得到答案」，而是先把工作問題、資料欄位、規則與驗收條件說清楚，再讓工具協助處理可重複、可檢查的部分。
這項做法有哪些用途與效益？
直接答案： 週報自動化適合欄位固定、KPI 定義穩定且固定週期產出的報告。效益是減少複製貼上、保持格式一致，並把人工注意力留給數字異常與主管訊息。
週報自動化適合欄位固定、KPI 定義穩定且固定週期產出的報告。效益是減少複製貼上、保持格式一致，並把人工注意力留給數字異常與主管訊息。
| 面向 | 實際效益 |
|---|---|
| 工作流程 | 把零散步驟整理成可重複執行的流程 |
| 溝通 | 讓需求、欄位、規則與輸出可以被同事核對 |
| 品質 | 在交付前用明確條件驗收，不以「有產出」當作正確 |
| 維護 | 日後欄位或規則改變時，知道要修改哪個環節 |
哪些狀況適合，哪些狀況不適合？
直接答案： 適合內部定期報告與人工寄送前覆核。不適合 KPI 尚未定義、資料來源經常改欄位，或依法必須由特定人員簽核的全自動寄送。
適合內部定期報告與人工寄送前覆核。不適合 KPI 尚未定義、資料來源經常改欄位，或依法必須由特定人員簽核的全自動寄送。
若資料涉及個資、財務、法遵、交易或未公開商業資訊，先遵守組織資料政策。只需要提供資料結構時，應使用欄位名稱與三筆虛構資料，不要直接貼入敏感原始資料。
完整操作教學怎麼做？
直接答案： 完整操作從確認工具與資料結構開始，再依序設定規則、產出結果、測試例外並人工驗收。每一步都要保留可核對的輸入與輸出。
步驟 1：建立測試副本與成功條件
先複製原始檔，或建立只含欄位標題與三筆假資料的測試表。寫下「完成後應看到什麼」，例如公式回傳數字、試算表新增一列、雲端硬碟出現指定檔案，或 Dashboard 顯示可回扣的 KPI。
步驟 2：確認資料欄位與型態
逐欄核對工作表名稱、欄位標題、日期、文字、數字與唯一鍵。不要只依投影片中的欄位字母，因為實際檔案插入或刪除欄位後，位置可能不同。
步驟 3：依序完成核心工作
- 定義報告期間與 KPI 公式。
- 在 Google 文件放置明確變數。
- 由 Apps Script 計算指標與圖表資料。
- 複製樣板並取代所有變數。
- 轉成 PDF。
- 建立 Gmail 草稿並附加 PDF。
步驟 4：貼入完整 Prompt 並補上自己的資料位置
先把下方 Prompt 中的工作表名稱、欄位、網址、Spreadsheet ID、文件樣板、Email 或 MENU 替換成自己的測試資料。若需求涉及 Apps Script，要求輸出完整的 Code.gs 與 Index.html，不能只拿片段程式碼。
步驟 5：先小量執行，再擴大範圍
公式先用三至五筆資料測試；Apps Script 先用副本與自己的測試信箱執行；Web App 先送出一筆測試資料。確認結果正確後，再換成完整資料範圍。
步驟 6：依驗收清單核對與記錄例外
至少保留一個正常案例、一個邊界案例與一個錯誤案例。若結果不符，回頭檢查欄位名稱、資料型態、日期範圍、唯一鍵、權限與部署版本。
可直接複製的完整 Prompt
直接答案： 以下 Prompt 依投影片的六句提示法補齊目的、使用者、欄位、功能、規則與畫面或輸出。複製前必須替換自己的資料位置與測試條件。
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① 我要做什麼
做一個「SnackFlow 每週營運週報自動化工具」，使用連結式 Google Apps Script，從「SnackFlow 每週營運資料」計算本週指標、產生圖表、套用 Google 文件樣板產生 Executive Report、轉成 PDF，並建立 Gmail 草稿。
② 給誰使用
給 SnackFlow 營運主管使用，報告對象是董事長；第一版只建立草稿，不直接寄出。
③ 有哪些欄位
資料包含日期、通路、商品名稱、品牌、商品分類、植物性（Yes／No）、購買數量、營收。需計算報告期間、本週營收、訂單數、總銷售商品數、平均客單價、熱銷品牌、熱門商品、植物性商品比例，並填入文件樣板變數。
④ 要哪些功能
新增自訂選單「週報自動化 → 一鍵產生 Executive Report」；讀取資料、計算 KPI 與圖表資料、使用 Charts Service 產生圖表、複製文件樣板、取代變數與圖表 Placeholder、轉成 PDF、建立 Gmail 草稿、加入收件人、主旨、內文與附件，完成後顯示通知。
⑤ 有哪些規則
報告期間＝本週資料起訖日；營收加總並顯示 $ 與千分位；訂單數＝本週資料筆數（若有訂單編號則改用唯一訂單數）；總銷售商品數＝購買數量加總；平均客單價＝營收÷訂單數；熱銷品牌＝品牌營收最高者；熱門商品＝購買數量最高者；植物性比例＝Yes 購買數量÷總購買數量，保留一位小數。
圖表：<RevenueTrendChart> 為每日營收折線圖；<ChannelChart> 為通路營收長條圖；<BrandChart> 為品牌營收 Top 10 橫條圖；<CategoryChart> 為分類營收圓餅圖；<PlantChart> 為植物性購買數量圓餅圖；<TopProductChart> 為商品購買數量 Top 10 橫條圖。所有變數與 Placeholder 必須取代。PDF 檔名為「SnackFlow Weekly Executive Report.pdf」，Gmail 主旨為「SnackFlow 每週營運週報」。
⑥ 畫面與交付
圖表置中且在 PDF 清楚可讀。請提供完整 Code.gs、樣板與資料網址替換位置、第一次執行授權，以及 KPI、變數、圖表、PDF、收件人、主旨與附件的逐項驗收清單。
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如何使用這份 Prompt？
- 保留六個區塊，不要只複製第一句。
- 把範例中的工作表、欄位字母、網址、ID、Email 與日期換成測試資料。
- 要求先說明假設，再輸出公式或完整程式碼。
- 執行前檢查是否會寄信、分享檔案、覆寫資料或建立公開網址。
- 把錯誤訊息與預期結果一起回填，要求只修正受影響部分。
如何驗收結果？
直接答案： 驗收不能只確認公式沒有錯誤或程式成功執行，還要核對資料範圍、計算規則、例外案例、輸出內容與必要權限。
- KPI 與試算表人工計算一致。
- 所有樣板變數都已被取代。
- PDF 圖表、日期與文字沒有截斷。
- 收件人、主旨、期間與附件正確。
建議再做三層核對：第一層用兩至三筆資料手算；第二層比較來源總筆數與輸出總筆數；第三層測試空白、重複、未對應、期間外或權限不足等例外。
常見錯誤與限制有哪些？
直接答案： 最常見問題是欄位與指標未定義清楚、直接相信產出，以及忽略資料型態、權限、部署版本與工具規模限制。
- 同一個 KPI 在試算表與文件使用不同定義。
- 日期區間包含錯誤時區或少一天。
- 第一版就直接自動寄出，沒有審核點。
若工作涉及正式財務、法遵、薪資、交易、大量多人使用或高可用性要求，應加入正式審核、權限、測試、記錄與稽核機制，不能只依賴教學用試算表原型。
工具功能與來源依據
直接答案： 文章中的工具操作以官方文件或實際引用來源為準；產品介面、可用方案與配額可能變動，操作前應再次核對官方說明。
本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google Developers：產生及傳送 Google 試算表的 PDF 檔案 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。
本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google Workspace：Google Apps Script 產品介紹 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。
常見問題 FAQ
直接答案： 以下問答處理操作、驗證與工具選擇時常見的疑問；每個答案都可脫離前文單獨閱讀與套用。
Apps Script 可以自動產生 PDF 嗎？
可以。Google 官方提供從試算表產生 PDF 並透過電子郵件傳送的自動化範例。
為什麼建議建立 Gmail 草稿而不是直接寄出？
草稿保留人工檢查收件人、數字、期間與附件的機會，適合作為低風險導入版本。
Google 文件樣板怎麼設計？
用不容易與正文混淆的變數名稱，例如 <Revenue>，並建立每個變數對應的 KPI 定義表。
圖表可以一起放進 PDF 嗎？
可以使用 Apps Script Charts Service 或試算表既有圖表，但需驗收尺寸、清晰度與資料範圍。
寄信有使用量限制嗎？
Apps Script 與 Gmail 具有每日配額，實際上限依帳號類型而異，部署前應查閱 Google 官方配額。
參考資料
直接答案： 參考資料只列出本文實際使用的投影片與公開來源；日期無法確認時標示日期不明，不自行推測發布時間。
- 產生及傳送 Google 試算表的 PDF 檔案｜Google Developers｜發布日期：2026-04-23｜存取日期：2026-08-24
- Google Apps Script 產品介紹｜Google Workspace｜發布日期：日期不明｜存取日期：2026-08-24
關於作者 {#author}
Claire Chang ｜ 企業 AI 導入與流程轉型顧問。專注於 AI Agent 架構設計、ERP 系統整合與企業 AI 治理。
最後更新：2026-08-25