系列： AI × 試算表｜第 08 篇
主查詢： 如何建立公司便當訂購表單並自動統計訂單？
目標讀者： 不具程式背景的行政、營運、行銷與管理者
資訊增益： SnackFlow 連續虛構案例、六句提示法、漸進式工具選擇與人工驗收方法。
便當訂購表單應包含姓名、品項、價格、數量與備註，並透過必填及正整數規則降低錯誤，再將回覆自動彙整到 Google 試算表。簡單版本不需要另外開發系統。
教學資料聲明： 本文中的 SnackFlow、人物、訂單與成效數字均為虛構教學素材，不代表真實企業導入成果。實作時請以假資料或經組織核准的資料測試。
如何建立公司便當訂購表單並自動統計訂單？
直接答案： 便當訂購表單應包含姓名、品項、價格、數量與備註，並透過必填及正整數規則降低錯誤，再將回覆自動彙整到 Google 試算表。簡單版本不需要另外開發系統。
便當訂購表單應包含姓名、品項、價格、數量與備註，並透過必填及正整數規則降低錯誤，再將回覆自動彙整到 Google 試算表。簡單版本不需要另外開發系統。
本篇會完成一個可驗收的工作成果，而不是只介紹觀念。讀者將依序理解故事情境、用途、適用狀況、操作步驟、完整 Prompt、驗收方法、常見錯誤與 FAQ。
SnackFlow 遇到了什麼工作問題？
直接答案： 公司原本每天在群組接龍訂便當，負責人要重新計算各品項數量，還常遇到漏填姓名、價格看錯或訊息被洗掉。
公司原本每天在群組接龍訂便當，負責人要重新計算各品項數量，還常遇到漏填姓名、價格看錯或訊息被洗掉。團隊先把「品名｜價格」放入選項，要求姓名、品項與數量必填，再用回覆試算表彙總。
這個故事的關鍵不是「使用 AI 就會得到答案」，而是先把工作問題、資料欄位、規則與驗收條件說清楚，再讓工具協助處理可重複、可檢查的部分。
這項做法有哪些用途與效益？
直接答案： 便當表單適合固定時段、固定菜單與單一管理者的小型訂購。效益是讓訂單格式一致、保留提交時間，並減少人工重新抄寫。
便當表單適合固定時段、固定菜單與單一管理者的小型訂購。效益是讓訂單格式一致、保留提交時間，並減少人工重新抄寫。
| 面向 | 實際效益 |
|---|---|
| 工作流程 | 把零散步驟整理成可重複執行的流程 |
| 溝通 | 讓需求、欄位、規則與輸出可以被同事核對 |
| 品質 | 在交付前用明確條件驗收，不以「有產出」當作正確 |
| 維護 | 日後欄位或規則改變時，知道要修改哪個環節 |
哪些狀況適合，哪些狀況不適合？
直接答案： 適合內部、小額且不需要線上付款的訂餐。若涉及庫存鎖定、多人付款、取消退款或即時菜單，應改用正式訂購系統。
適合內部、小額且不需要線上付款的訂餐。若涉及庫存鎖定、多人付款、取消退款或即時菜單，應改用正式訂購系統。
若資料涉及個資、財務、法遵、交易或未公開商業資訊，先遵守組織資料政策。只需要提供資料結構時，應使用欄位名稱與三筆虛構資料，不要直接貼入敏感原始資料。
完整操作教學怎麼做？
直接答案： 完整操作從確認工具與資料結構開始，再依序設定規則、產出結果、測試例外並人工驗收。每一步都要保留可核對的輸入與輸出。
步驟 1：建立測試副本與成功條件
先複製原始檔，或建立只含欄位標題與三筆假資料的測試表。寫下「完成後應看到什麼」，例如公式回傳數字、試算表新增一列、雲端硬碟出現指定檔案，或 Dashboard 顯示可回扣的 KPI。
步驟 2：確認資料欄位與型態
逐欄核對工作表名稱、欄位標題、日期、文字、數字與唯一鍵。不要只依投影片中的欄位字母，因為實際檔案插入或刪除欄位後，位置可能不同。
步驟 3：依序完成核心工作
- 建立姓名、便當品項、數量與備註欄位。
- 將價格直接放進品項文字。
- 設定姓名、品項與數量必填。
- 限制數量為正整數。
- 連結 Google 試算表回覆。
- 用樞紐分析表彙總品項與數量。
步驟 4：貼入完整 Prompt 並補上自己的資料位置
先把下方 Prompt 中的工作表名稱、欄位、網址、Spreadsheet ID、文件樣板、Email 或 MENU 替換成自己的測試資料。若需求涉及 Apps Script，要求輸出完整的 Code.gs 與 Index.html，不能只拿片段程式碼。
步驟 5：先小量執行，再擴大範圍
公式先用三至五筆資料測試；Apps Script 先用副本與自己的測試信箱執行；Web App 先送出一筆測試資料。確認結果正確後，再換成完整資料範圍。
步驟 6：依驗收清單核對與記錄例外
至少保留一個正常案例、一個邊界案例與一個錯誤案例。若結果不符，回頭檢查欄位名稱、資料型態、日期範圍、唯一鍵、權限與部署版本。
可直接複製的完整 Prompt
直接答案： 以下 Prompt 依投影片的六句提示法補齊目的、使用者、欄位、功能、規則與畫面或輸出。複製前必須替換自己的資料位置與測試條件。
~~~text
① 我要做什麼
我要做一個「公司午餐便當訂購」Google 表單 App，讓同事選擇今天想訂的便當，並在選項中直接看到價格。
② 給誰使用
給公司同事填寫，由負責訂便當的人統一管理與統計訂單。
③ 有哪些欄位
欄位包含姓名、便當品項、便當價格、訂購數量、備註；便當品項與價格請依我提供的 MENU 建立。若未提供 MENU，請先用三筆明確標示的示範選項，並提醒我替換。
④ 要哪些功能
建立 Google 表單、顯示便當品項與價格、讓同事填寫數量與備註，並將所有回覆自動儲存到 Google 試算表；另外提供在回覆表依品項加總數量的方法。
⑤ 有哪些規則
姓名、便當品項與數量必填；數量只能輸入正整數；每個便當選項顯示「品名｜價格」，價格不可讓填表者自行修改。
⑥ 畫面風格
表單依序顯示姓名、便當選擇、數量、備註，整體簡單、直覺、適合每日訂餐。請提供完整 Code.gs、第一次授權、執行方式與驗收清單。
~~~
如何使用這份 Prompt？
- 保留六個區塊，不要只複製第一句。
- 把範例中的工作表、欄位字母、網址、ID、Email 與日期換成測試資料。
- 要求先說明假設，再輸出公式或完整程式碼。
- 執行前檢查是否會寄信、分享檔案、覆寫資料或建立公開網址。
- 把錯誤訊息與預期結果一起回填，要求只修正受影響部分。
如何驗收結果？
直接答案： 驗收不能只確認公式沒有錯誤或程式成功執行，還要核對資料範圍、計算規則、例外案例、輸出內容與必要權限。
- 所有菜單品項與價格正確。
- 空白姓名或零數量無法送出。
- 每次提交都出現在回覆表。
- 品項彙總數量等於有效訂單總量。
建議再做三層核對：第一層用兩至三筆資料手算；第二層比較來源總筆數與輸出總筆數；第三層測試空白、重複、未對應、期間外或權限不足等例外。
常見錯誤與限制有哪些？
直接答案： 最常見問題是欄位與指標未定義清楚、直接相信產出，以及忽略資料型態、權限、部署版本與工具規模限制。
- 價格另外放在自由輸入欄位，造成不一致。
- 允許數量輸入文字或負數。
- 菜單更新後忘記同步修改表單。
若工作涉及正式財務、法遵、薪資、交易、大量多人使用或高可用性要求，應加入正式審核、權限、測試、記錄與稽核機制，不能只依賴教學用試算表原型。
工具功能與來源依據
直接答案： 文章中的工具操作以官方文件或實際引用來源為準；產品介面、可用方案與配額可能變動，操作前應再次核對官方說明。
本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google Developers：Apps Script 擴充 Google 試算表 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。
常見問題 FAQ
直接答案： 以下問答處理操作、驗證與工具選擇時常見的疑問；每個答案都可脫離前文單獨閱讀與套用。
Google 表單可以顯示便當價格嗎？
可以把價格直接寫在選項文字中，例如「雞腿便當｜120 元」，讓填表者在選擇時看見價格。
如何限制數量只能填正整數？
在簡答題設定回覆驗證，限制為大於零的數字，並加入清楚錯誤提示。
如何統計各便當數量？
將回覆連到 Google 試算表，再用樞紐分析表或 QUERY 依品項彙總數量。
同事修改訂單怎麼辦？
可以允許填表者編輯回覆，或設計取消與重填規則；管理者需避免把同一人兩次回覆重複計入。
需要 Apps Script 嗎？
基本訂餐不需要。需要每日重設、動態菜單、自動截止或通知時，再考慮 Apps Script。
參考資料
直接答案： 參考資料只列出本文實際使用的投影片與公開來源；日期無法確認時標示日期不明，不自行推測發布時間。
- Apps Script 擴充 Google 試算表｜Google Developers｜發布日期：2026-04-23｜存取日期：2026-08-24
關於作者 {#author}
Claire Chang ｜ 企業 AI 導入與流程轉型顧問。專注於 AI Agent 架構設計、ERP 系統整合與企業 AI 治理。
最後更新：2026-08-25