如何直接用 Gemini 分析 Google 試算表？操作與驗證教學

如何直接用 Gemini 分析 Google 試算表資料？

直接答案： Gemini in Sheets 可協助建立公式、樞紐分析表、圖表與資料洞察，但需要符合資格的方案，且分析結果仍應透過原始資料與抽樣計算驗證。

Gemini in Sheets 可協助建立公式、樞紐分析表、圖表與資料洞察，但需要符合資格的方案，且分析結果仍應透過原始資料與抽樣計算驗證。Gemini 最適合加速可被人工檢查的整理與分析工作。

本篇會完成一個可驗收的工作成果，而不是只介紹觀念。讀者將依序理解故事情境、用途、適用狀況、操作步驟、完整 Prompt、驗收方法、常見錯誤與 FAQ。

SnackFlow 遇到了什麼工作問題？

直接答案： SnackFlow 主管想快速整理各商品分類的營收與訂單筆數，營運人員在 Google 試算表右側開啟 Gemini，指定只計算已付款訂單，要求依營收排序。

SnackFlow 主管想快速整理各商品分類的營收與訂單筆數。營運人員在 Google 試算表右側開啟 Gemini，指定只計算已付款訂單，要求依營收排序，再檢查 Gemini 建立的表格與來源資料。

這個故事的關鍵不是「使用 AI 就會得到答案」，而是先把工作問題、資料欄位、規則與驗收條件說清楚，再讓工具協助處理可重複、可檢查的部分。

這項做法有哪些用途與效益？

直接答案： Gemini in Sheets 適合快速摘要、建立公式、樞紐分析表、圖表、條件式格式與篩選。效益是減少切換工具與重複操作，讓使用者用自然語言逐步調整分析。

Gemini in Sheets 適合快速摘要、建立公式、樞紐分析表、圖表、條件式格式與篩選。效益是減少切換工具與重複操作，讓使用者用自然語言逐步調整分析。

哪些狀況適合，哪些狀況不適合？

直接答案： 適合原生 Google 試算表與符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案。

適合原生 Google 試算表與符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案。若來源是 Excel 檔案，Google 官方建議先另存為 Google 試算表；機密資料仍須遵守組織政策。

若資料涉及個資、財務、法遵、交易或未公開商業資訊，先遵守組織資料政策。只需要提供資料結構時，應使用欄位名稱與三筆虛構資料，不要直接貼入敏感原始資料。

完整操作教學怎麼做？

直接答案： 完整操作從確認工具與資料結構開始，再依序設定規則、產出結果、測試例外並人工驗收。每一步都要保留可核對的輸入與輸出。

步驟 1：建立測試副本與成功條件

先複製原始檔，或建立只含欄位標題與三筆假資料的測試表。寫下「完成後應看到什麼」，例如公式回傳數字、試算表新增一列、雲端硬碟出現指定檔案，或 Dashboard 顯示可回扣的 KPI。

步驟 2：確認資料欄位與型態

逐欄核對工作表名稱、欄位標題、日期、文字、數字與唯一鍵。不要只依投影片中的欄位字母，因為實際檔案插入或刪除欄位後，位置可能不同。

步驟 3：依序完成核心工作

1. 把 Excel 檔另存為原生 Google 試算表。
2. 開啟右上角的 Gemini 側邊欄。
3. 指定工作表、欄位、付款條件與排序。
4. 先要求表格，再要求樞紐分析表或圖表。
5. 檢查 Gemini 顯示的分析步驟。
6. 抽查資料並確認圖表是否與來源連動。

步驟 4：貼入完整 Prompt 並補上自己的資料位置

先把下方 Prompt 中的工作表名稱、欄位、網址、Spreadsheet ID、文件樣板、Email 或 MENU 替換成自己的測試資料。若需求涉及 Apps Script，要求輸出完整的 Code.gs 與 Index.html，不能只拿片段程式碼。

步驟 5：先小量執行，再擴大範圍

公式先用三至五筆資料測試；Apps Script 先用副本與自己的測試信箱執行；Web App 先送出一筆測試資料。確認結果正確後，再換成完整資料範圍。

步驟 6：依驗收清單核對與記錄例外

至少保留一個正常案例、一個邊界案例與一個錯誤案例。若結果不符，回頭檢查欄位名稱、資料型態、日期範圍、唯一鍵、權限與部署版本。

可直接複製的完整 Prompt

直接答案： 以下 Prompt 依投影片的六句提示法補齊目的、使用者、欄位、功能、規則與畫面或輸出。複製前必須替換自己的資料位置與測試條件。

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① 我要做什麼

我要直接在 Google 試算表的 Gemini 側邊欄分析「訂單總表」，整理各商品分類的總營收與訂單數，並找出營收最高的分類。

② 給誰使用

給 SnackFlow 的營運主管與行銷企劃使用，讓不熟悉公式的人先快速完成可驗證的分類分析。

③ 有哪些欄位

資料包含訂單編號、付款時間、付款狀態、商品分類與金額。請先確認實際欄位標題；訂單數優先使用唯一訂單編號，不直接把資料列數當成訂單數。

④ 要哪些功能

只保留付款狀態為「已付款」的資料；依商品分類計算總營收與唯一訂單數；用表格呈現並依總營收由高到低排序；再建立樞紐分析表與長條圖，圖表標題直接寫出主要洞察。

⑤ 有哪些規則

金額必須以數字加總；空白分類列入「未分類」或另列例外，不可默默刪除；說明 Gemini 建立的表格與圖表是否連回原始資料，以及原始資料更新後應如何重新整理。

⑥ 輸出與驗收

請先顯示分析步驟與使用的欄位，再執行或預覽變更。完成後列出三項人工核對方式：抽查已付款條件、核對分類營收總和、核對唯一訂單數。

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Q如何使用這份 Prompt？

1. 保留六個區塊，不要只複製第一句。
2. 把範例中的工作表、欄位字母、網址、ID、Email 與日期換成測試資料。
3. 要求先說明假設，再輸出公式或完整程式碼。
4. 執行前檢查是否會寄信、分享檔案、覆寫資料或建立公開網址。
5. 把錯誤訊息與預期結果一起回填，要求只修正受影響部分。

如何驗收結果？

直接答案： 驗收不能只確認公式沒有錯誤或程式成功執行，還要核對資料範圍、計算規則、例外案例、輸出內容與必要權限。

• 營收只包含已付款訂單。
• 訂單數的定義是資料列或唯一訂單編號。
• 排序方向與指定條件一致。
• 圖表來源分頁與原始資料更新關係清楚。

建議再做三層核對：第一層用兩至三筆資料手算；第二層比較來源總筆數與輸出總筆數；第三層測試空白、重複、未對應、期間外或權限不足等例外。

常見錯誤與限制有哪些？

直接答案： 最常見問題是欄位與指標未定義清楚、直接相信產出，以及忽略資料型態、權限、部署版本與工具規模限制。

• 只說「幫我分析」而未說決策問題。
• 把 AI 文字洞察直接當成因果結論。
• 以為 Gemini 產生的圖表一定會跟原始資料同步。

若工作涉及正式財務、法遵、薪資、交易、大量多人使用或高可用性要求，應加入正式審核、權限、測試、記錄與稽核機制，不能只依賴教學用試算表原型。

工具功能與來源依據

直接答案： 文章中的工具操作以官方文件或實際引用來源為準；產品介面、可用方案與配額可能變動，操作前應再次核對官方說明。

本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google：Collaborate with Gemini in Google Sheets 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。

常見問題 FAQ

直接答案： 以下問答處理操作、驗證與工具選擇時常見的疑問；每個答案都可脫離前文單獨閱讀與套用。

QGemini in Sheets 是免費的嗎？

功能需要符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案，實際供應狀況應以 Google 官方方案頁為準。

QGemini 可以直接修改試算表嗎？

Gemini 可預覽並執行部分格式、篩選、樞紐分析表與資料操作，使用者仍應先檢查預覽。

QGemini 可以分析多個分頁嗎？

可以在提示中選擇或指定分頁，但應明確說明資料角色與欄位，避免混用不同表格。

QGemini 產生的圖表會自動更新嗎？

Google 官方提醒，Gemini 產生的圖表可能連到新分頁資料，而不會回應原始資料變動，必須實際測試。

QGemini 分析錯誤怎麼辦？

縮小資料範圍、明確指定欄位與條件，查看分析步驟，再用試算表公式或抽樣手算核對。

參考資料

直接答案： 參考資料只列出本文實際使用的投影片與公開來源；日期無法確認時標示日期不明，不自行推測發布時間。

• Collaborate with Gemini in Google Sheets｜Google｜發布日期：日期不明｜存取日期：2026-08-24

關於作者 {#author}

Claire Chang ｜ 企業 AI 導入與流程轉型顧問。專注於 AI Agent 架構設計、ERP 系統整合與企業 AI 治理。

最後更新：2026-08-25