如何把 Google 試算表自動拆成多份報表？

如何用 Apps Script 將試算表自動拆成多份報表？

直接答案： Google Apps Script 可依合作夥伴、部門或門市欄位篩選資料，建立獨立試算表，再設定分享權限與通知信，取代重複的篩選、複製與寄送。

Google Apps Script 可依合作夥伴、部門或門市欄位篩選資料，建立獨立試算表，再設定分享權限與通知信，取代重複的篩選、複製與寄送。拆分後必須完成總筆數與權限對帳。

本篇會完成一個可驗收的工作成果，而不是只介紹觀念。讀者將依序理解故事情境、用途、適用狀況、操作步驟、完整 Prompt、驗收方法、常見錯誤與 FAQ。

SnackFlow 遇到了什麼工作問題？

直接答案： SnackFlow 每期要替十位合作夥伴製作分潤明細，每位夥伴只能看到自己的已付款訂單。

SnackFlow 每期要替十位合作夥伴製作分潤明細，每位夥伴只能看到自己的已付款訂單。人工流程需要重複篩選、複製、新建檔案、分享與通知，也可能把甲夥伴資料誤寄給乙夥伴。

這個故事的關鍵不是「使用 AI 就會得到答案」，而是先把工作問題、資料欄位、規則與驗收條件說清楚，再讓工具協助處理可重複、可檢查的部分。

這項做法有哪些用途與效益？

直接答案： 報表一拆多適合分店報表、業務名單、教師成績回饋與合作夥伴結算。效益是把重複步驟固化成同一規則，並保留每次產出與分享的紀錄。

報表一拆多適合分店報表、業務名單、教師成績回饋與合作夥伴結算。效益是把重複步驟固化成同一規則，並保留每次產出與分享的紀錄。

哪些狀況適合，哪些狀況不適合？

直接答案： 適合拆分規則明確、收件人資料完整且輸出格式一致的情境。涉及高度敏感資料時，需改用更嚴格權限控管與稽核機制。

適合拆分規則明確、收件人資料完整且輸出格式一致的情境。涉及高度敏感資料時，需改用更嚴格權限控管與稽核機制。

若資料涉及個資、財務、法遵、交易或未公開商業資訊，先遵守組織資料政策。只需要提供資料結構時，應使用欄位名稱與三筆虛構資料，不要直接貼入敏感原始資料。

完整操作教學怎麼做？

直接答案： 完整操作從確認工具與資料結構開始，再依序設定規則、產出結果、測試例外並人工驗收。每一步都要保留可核對的輸入與輸出。

步驟 1：建立測試副本與成功條件

先複製原始檔，或建立只含欄位標題與三筆假資料的測試表。寫下「完成後應看到什麼」，例如公式回傳數字、試算表新增一列、雲端硬碟出現指定檔案，或 Dashboard 顯示可回扣的 KPI。

步驟 2：確認資料欄位與型態

逐欄核對工作表名稱、欄位標題、日期、文字、數字與唯一鍵。不要只依投影片中的欄位字母，因為實際檔案插入或刪除欄位後，位置可能不同。

步驟 3：依序完成核心工作

1. 從訂單總表篩選已付款資料。
2. 以分潤設定表取得合作夥伴與信箱。
3. 依合作夥伴分組建立新試算表。
4. 寫入標題與該夥伴明細。
5. 設定檢視或編輯權限。
6. 產生執行摘要與未對應清單。

步驟 4：貼入完整 Prompt 並補上自己的資料位置

先把下方 Prompt 中的工作表名稱、欄位、網址、Spreadsheet ID、文件樣板、Email 或 MENU 替換成自己的測試資料。若需求涉及 Apps Script，要求輸出完整的 Code.gs 與 Index.html，不能只拿片段程式碼。

步驟 5：先小量執行，再擴大範圍

公式先用三至五筆資料測試；Apps Script 先用副本與自己的測試信箱執行；Web App 先送出一筆測試資料。確認結果正確後，再換成完整資料範圍。

步驟 6：依驗收清單核對與記錄例外

至少保留一個正常案例、一個邊界案例與一個錯誤案例。若結果不符，回頭檢查欄位名稱、資料型態、日期範圍、唯一鍵、權限與部署版本。

可直接複製的完整 Prompt

直接答案： 以下 Prompt 依投影片的六句提示法補齊目的、使用者、欄位、功能、規則與畫面或輸出。複製前必須替換自己的資料位置與測試條件。

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① 我要做什麼

我要做一個「SnackFlow KOL 分潤訂單自動拆分工具」，使用連結式 Google Apps Script，從「SnackFlow 訂單總表」自動篩選訂單、依優惠代碼拆成不同 Google 試算表，並分享給對應 KOL。

② 給誰使用

給 SnackFlow 行銷企劃與營運人員使用；每位 KOL／合作夥伴只能收到自己的訂單明細。

③ 有哪些欄位

「訂單總表」包含訂單編號、付款時間、幣別、金額、付款狀態、優惠代碼名稱、優惠代碼、商品名稱、品牌、商品分類、口味類型、植物性、購買數量、推估單價、分潤合作夥伴；「分潤設定」包含優惠代碼名稱、信箱、合作夥伴。

④ 要哪些功能

新增「訂單工具」自訂選單；點選「依代碼名稱拆分並分享」後，篩選已付款訂單、依優惠代碼分組、建立獨立試算表、寫入標題與明細、依設定取得 Email，設定為檢視者並通知。

⑤ 有哪些規則

只處理已付款訂單；每個優惠代碼建立一份檔案，檔名使用代碼；分享權限只能是檢視者；沒有代碼或找不到信箱的資料不可分享，必須列入例外清單；重複執行不得產生無法辨識的重複檔；完成後顯示成功、略過與失敗數量。

⑥ 畫面與驗收

不做額外介面，整合在試算表選單。請提供完整 Code.gs、第一次授權說明，以及來源已付款筆數＝各拆分檔筆數總和、來源金額＝各拆分檔金額總和、權限與例外清單的驗收步驟。

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Q如何使用這份 Prompt？

1. 保留六個區塊，不要只複製第一句。
2. 把範例中的工作表、欄位字母、網址、ID、Email 與日期換成測試資料。
3. 要求先說明假設，再輸出公式或完整程式碼。
4. 執行前檢查是否會寄信、分享檔案、覆寫資料或建立公開網址。
5. 把錯誤訊息與預期結果一起回填，要求只修正受影響部分。

如何驗收結果？

直接答案： 驗收不能只確認公式沒有錯誤或程式成功執行，還要核對資料範圍、計算規則、例外案例、輸出內容與必要權限。

• 各報表筆數加總等於有效來源筆數。
• 抽查每份報表沒有其他夥伴資料。
• 未對應代碼被列入例外清單。
• 分享對象與分潤設定信箱一致。

建議再做三層核對：第一層用兩至三筆資料手算；第二層比較來源總筆數與輸出總筆數；第三層測試空白、重複、未對應、期間外或權限不足等例外。

常見錯誤與限制有哪些？

直接答案： 最常見問題是欄位與指標未定義清楚、直接相信產出，以及忽略資料型態、權限、部署版本與工具規模限制。

• 用公開連結取代精確分享權限。
• 重跑程式時重複建立同名報表。
• 沒有在寄送前保留人工確認步驟。

若工作涉及正式財務、法遵、薪資、交易、大量多人使用或高可用性要求，應加入正式審核、權限、測試、記錄與稽核機制，不能只依賴教學用試算表原型。

工具功能與來源依據

直接答案： 文章中的工具操作以官方文件或實際引用來源為準；產品介面、可用方案與配額可能變動，操作前應再次核對官方說明。

本文涉及的產品功能或操作範圍，以 Google Workspace：Google Apps Script 產品介紹 為查核依據；功能、方案與介面可能更新，實作時仍應以官方頁面為準。

常見問題 FAQ

直接答案： 以下問答處理操作、驗證與工具選擇時常見的疑問；每個答案都可脫離前文單獨閱讀與套用。

QApps Script 可以依欄位自動拆分資料嗎？

可以。程式可依合作夥伴、部門或門市欄位分組，再為每組建立獨立試算表。

Q如何避免每次執行都產生重複檔案？

可用結算期間與合作夥伴組成唯一檔名，執行前檢查既有檔案，並決定更新或建立新版本。

Q如何讓每個人只看到自己的資料？

每位收件人使用獨立檔案並設定指定帳號權限，不要把包含所有資料的來源表設成公開。

Q拆分結果怎麼對帳？

比較來源有效筆數、各輸出筆數加總、金額加總與未對應清單。

Q可以拆分後直接寄信嗎？

技術上可以，但第一次與高風險資料建議先建立草稿或測試資料，人工確認後再寄送。

參考資料

直接答案： 參考資料只列出本文實際使用的投影片與公開來源；日期無法確認時標示日期不明，不自行推測發布時間。

• Google Apps Script 產品介紹｜Google Workspace｜發布日期：日期不明｜存取日期：2026-08-24

關於作者 {#author}

Claire Chang ｜ 企業 AI 導入與流程轉型顧問。專注於 AI Agent 架構設計、ERP 系統整合與企業 AI 治理。

最後更新：2026-08-25